OFFLINE

Als ik dat hier allemaal ga kopieren wordt dat een belachelijk lang bericht da nie in pagina's wordt opgedeeld dus kunt ge best nog op het vorig forum checken: http://kleinhondje.yourbb.be/viewtopic.php?f=5&t=12

OFFLINE

laatste verslag:
Re: Verslagen vergaderingen

door Nick V » ma 15 apr 2013, 22:35

Evaluatie vergadering 15/04/13
Aanwezig: Nick, Brecht, Lieven, Jonas, Goos, Jef, Jeroen, Geerard

-Wilderen
Geerard neemt contact op met mike voor eventuele fout op factuur (Maar 1 vat gratis per soort ipv 1+1 gratis van elke soort)

-Evaluatie van de avond zelf

Muziek(Dj’s):[/b
was in orde, publiek was tevreden. Mixfitz en Tonic woude graag terugkomen.
Riders werden niet gevolgd, volgend jaar al het aangekocht materiaal bij de dj’s zetten.
DJ snotbel had geen bonnekes gehad.

Aanbod drank:
Redbull goedkoper en niet bij LCD kopen, Geerard berekent of de Cava uit colruyt beter zou zijn voor volgend jaar. Kriek en cava zeer goed verkocht.
vragen geen KRC Genk bekers
Papieren op frigo’s plakken met wat er in zit

Verwarming:
Gewone zaal was in orde. Wilderenbar was te koud. Sas heeft heel veel geholpen.

Security:
Waren in orde, Volgend jaar weer 1 communicatiepersoonlijke die alles doorgeeft aant de security. Op een manier toch in orde zijn voor security voor de fuifaanvraag. 1 persoon heeft attest als veiligheidsagent, deze opgeven bij jeugddienst.

Vrijwilligers:
Veel zatte vrijwilligers. Volgend jaar laten weten ‘te zat = inkom betalen’. Volgend jaar vrijwilligers en werkschema vroeger opstellen. (Zwarte lijst: Boelen, decat, ruitinx, Ruben,)

Leden:
aansporen om toch tot de afgesproken tijd te blijven. Eventueel in de brief aan de ouders vermelden.

Communicatie/betrokkenheid met leden vergoten:
Vergaderingen tijdens de voorbereidings met de Gidsen/verkenner leiding.
Evaluatieverslag van de leden laten opstellen (Niels Goosens, Vanbrabant Nick).
In september/Kickoff vergadering Terbeats de leden al contacteren voor terbeats. (Brainstorm + info/goed-slechtsessie met leden). (Agenda voorbereiden voor deze sessie)
Voorbereidende vergaderingen doen met terbeatscomité vroeg in het jaar.

Bonnekes:
Meer dan 8000 bonnekes als 1 bonneke 65cent kost.

Extra personeel:
Inkom, achter de toog en aan de voortoog een leiding die heel de nacht blijft staan. Gidsen/verkennerleiding moet de hele nacht werken. Geen vrije uren.
Inkom: ‘Identiteitskaart laten zien’ papier klaarmaken. VVK/betalen splitsing. Verwarmde tent buitenzetten voorinkom.

-Nooduitgangen
beter voorbereiden

-Takenlijst
voor opbouw/etc t is een must + vrijdagavond voor fuif nog een vergadering.

-Materiaaldoos
voor elke post met nodige materiaal en eventuele info
bonnekesdoos aan de bar

-Jeugddienst materiaal beter regelen
(bv wc wagens reserveren voor het weekend zelf, niet de week ervoor, etc)
Nieuwe locatie jeugddienst kan ervoor zorgen dat we alles de vrijdag/zaterdagvoormiddag voor de fuif gaan halen.

-Oordopjes
Oordopjes + papier voorzien (geen mandje)

-Bonnekes voor Jimmy
Duidelijk maken dat ze geen gratis drank krijgen

-gehuurd materiaaal goed nakijken bij het afhalen!
Evaluatie voorbereiding

-Taken
Werden niet altijd uitgevoerd
Forum gebruiken (Geerard kijkt voor een FB forum)
Verslag nalezen
Voor belangrijke taken 2 verantwoordelijke aanduiden (poster, DJ, verhuurmateriaal, Jimmy)
Extra taken: communicatieverantwoordelijke, wedstrijdverantwoordelijke,
1 hoofdcommunicatieveranwoordelijke. (Hoofd
Klark enkel door Vanbrabant

-Timing
Examenperioden + skivakantie zorgt voor veel te veel werk.
Geen sponsors op de affiche zodat die tijdig afgedrukt zijn.

-Drukwerk
December ontwerp affiche af. 1 februari affiches drukken + meepakken naar de sponsors
Geen speciaal formaat meer.

-Draaiboek opstellen

Varia evaluatie
-Zaal
Hendrixhallen

-Cadeau’s bedrijf en andere + betaling
Inkopen cadeau’s: (Geerard Declecrk)
Yves: Wijn
Marc + Cathy: Champagne
Pa Libens ijn
Jan: Champagne
Victor: Champagne
Steve teken van apriciatie geven: Achteruitsticker voor op zijn auto van Aafke.
Vabo: 500€ geven en een beetje pushen dat we willen betalen voor de hulp/zaal/ nutsvoorzieningen

-Jeugdraad
Contacteren en meer helpen met het fuifbeleid. (Lieven, Jeroen, Jonas)
Grotere fuiven aanspreken en vragen te helpen.

Todo na vergadering
-Jeugddienst materiaal is nog niet in orde.
-100€ waarborg bij jeugddienst gaan vragen van fuifbox (Lieven Duchateau)
-Geld naar bank
-1000Paperclips +500elastieken kopen voor Vabo (Nick Vanbrabant)
-Frieten en kebab betalen
Nick bij Gidsen vragen wie kebab heeft gegeten
Lieven vraagt Zaterdag op groepsraad aan verkennerleiding

-Stoppen comité
Jonas (komt wel helpen op fuif)
Lukas Declerk (gaat mssn in brussel op kot, kan zijn dat hij nie naar vergaderingen kan komen)
Nieuwe leden: Tim Vandebranden+ wachten op leidingsverderling. Wachten tot na leidingsverdeling!

-Doelen volgend jaar
5de jaar,

-BBq terbeats
Gidsen verkennerleiding + comité
Datum: Dinsdag 30 april voor WTN, Sint-trudo. 19:00.(mag ook 18:30 voorklaarzetten) Eigen vlees; drank en groenten van comité. Inkopen (Jonas Knapen,Lieven,Geerard), Gidsen en verkenners inlichten (Nick Vanbrabant)Nick V Berichten: 54Geregistreerd: di 13 maart 2012, 14:51

OFFLINE

Nog bij de evaluatie van deze fuif wou ik opmerken:
- Volgend jaar een 'geldplan' opstellen. Aangezien da nu nie echt ideaal is verlopen (op 3 verschillende plaatsen gelegen en door een aantal mensen vervoerd), zou ik voorstellen om voor volgend jaar een plan op te stellen: 4 man die het geld telt de avond na de fuif (zoals dit jaar), Een datum afspraken voor wanneer wie het geld naar de bank gaat brengen (en tot die datum blijft het geld op 1 locatie).

Om misverstanden en diefstal te vermijden